Lưu ý
Khi đưa ra hướng dẫn của chúng tôi về việc sử dụng HĐĐT dưới đây, chúng tôi đã dựa trên sự hiểu biết của chúng tôi về luật thuế hiện hành của Việt Nam, hướng dẫn và thực tiễn đã biết về các văn bản thuế có liên quan. Nếu các luật, hướng dẫn hoặc thực tiễn đã biết này thay đổi, một số vấn đề được đề cập trong bài viết này cũng có thể thay đổi. Chúng tôi sẽ không chịu trách nhiệm cập nhật thông tin trong bài viết này, trừ khi chúng tôi được yêu cầu cụ thể thực hiện theo một thỏa thuận riêng.
Bài viết này chỉ mang tính tham khảo và không bị phụ thuộc bởi bất kỳ cá nhân hoặc tổ chức nào khác (ngoài cơ quan thuế). Do đó, nếu bạn muốn sử dụng các thông tin của bài viết này cho bất kỳ cá nhân hoặc tổ chức nào khác, bạn phải thông báo cho họ rằng họ không thể dựa vào công việc của chúng tôi cho bất kỳ mục đích nào mà không có sự đồng ý bằng văn bản của chúng tôi.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Trả lời:
Hóa đơn điện tử được định nghĩa trong rất nhiều văn bản Pháp luật của nước ta cụ thể tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC công bố ngày 14/03/2011 và Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành ngày 12 tháng 9 năm 2018.
- Tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC viết: “Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử”
- Tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP viết: “Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”
- Tại Thông tư 68/2019/TT-BTC không ghi khái niệm về hóa đơn điện tử tuy nhiên đây là văn bản hướng dẫn thực hiện một số Điều của Nghị định 119/2018/NĐ-CP vì vậy khái niệm về hóa đơn điện tử mới nhất sẽ được hiểu theo định nghĩa tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Hóa đơn điện tử thường có định dạng XML hoặc INV hoặc PDF là các file dữ liệu điện tử theo quy định.
2. Có những loại Hóa đơn điện tử nào?
Trả lời:
Có 2 loại hóa đơn điện tử:
- Hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế: là hóa đơn điện tử gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế, trong đó gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: là hóa đơn điện tử gửi cho người mua, trên hóa đơn có mã của Cơ quan thuế cấp, trong đó gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
3. Căn cứ pháp lý của hóa đơn điện tử là gì?
Trả lời:
Việc sử dụng và triển khai thí điểm hóa đơn điện tử được xây dựng trên các căn cứ pháp lý sau:
- Các văn bản do Chính phủ ban hành:
+ Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
+ Nghị định số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/6/2006 của Chính phủ về thương mại điện tử.
+ Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
+ Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính.
+ Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ.
+ Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Các văn bản do Bộ tài chính ban hành:
+ Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính, hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
+ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
+ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài Chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
+ Thông tư số 68/2019/TT-BTC ngày 30/09/2019 của Bộ Tài Chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
4. Chữ ký điện tử và chứng thư điện tử là gì?
Trả lời:
- Chữ ký điện tử là thông tin đi kèm theo dữ liệu (văn bản; hình ảnh; video…) nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó; có thể được hiểu như con dấu điện tử của một doanh nghiệp. Chữ ký điện tử là một phần không thể tách rời của HĐĐT giúp xác thực HĐĐT đó là của đơn vị phát hành.
- Chứng thư điện tử là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử phát hành nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử.
- Chứng thư điện tử sử dụng để ký trên hóa đơn điện tử, đảm bảo:
+ Chống từ chối bởi người ký.
+ Đảm bảo tính toàn vẹn của HĐĐT trong qua trình lưu trữ, truyền nhận.
- Chứng thư điện tử có thời hạn hiệu lực và có thể bị hủy bỏ hoặc thu hồi bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thư điện tử.
5. Hóa đơn điện tử có liên không?
Trả lời:
Hóa đơn điện tử chỉ có một bản duy nhất nên không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và cơ quan thuế cùng khai thác dữ liệu trên một bản hóa đơn điện tử duy nhất.
6. Để xem được Hóa đơn điện tử của Yamaha Motor Việt Nam tôi có cần phải cài đặt thêm phần mềm gì nữa không?
Trả lời:
Để xem được hóa đơn điện tử, máy tính của khách hàng nếu chưa có thì cần cài đặt thêm các chương trình như:
- Chương trình đọc file PDF có thể là Foxit Reader, Adobe Reader, …để xem hóa đơn điện tử chuyển đổi dưới dạng file PDF.
- Chương trình đọc file INV có thể là EinvoiceViewer... để xem hóa đơn điện tử dưới dạng file INV
7. Khi phát hiện thông tin hóa đơn điện tử bị sai sót (thông tin khách hàng, thông tin hàng hóa, giá cả, …) tôi phải làm gì?
Trả lời:
Trong trường hợp khách hàng phát hiện ra có sai sót trong hóa đơn được nhận, khách hàng cần:
- Liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để xử lý các sai sót của hóa đơn
- Nếu trường hợp bên mua hàng cần sử dụng hóa đơn để khai báo thuế, bên mua cần phối hợp với bên bán để đưa ra phương án xử lý phù hợp:
+ Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký và dấu của hai bên
+ Lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế hoặc hủy hóa đơn tùy từng trường hợp.
8. Khách hàng (bên mua) có cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử không?
Trả lời:
Khách hàng sau khi mua hàng sẽ được bên bán gửi cho hóa đơn điện tử thông qua email. Hoặc khách hàng có thể tra cứu trên trang web tra cứu hóa đơn mà bên bán (Yamaha Motor Việt Nam) cung cấp trong thời hạn nhất định (thông thường là 6 tháng kể từ ngày trên hóa đơn).
Hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử theo quy định. Đối với khách hàng là doanh nghiệp, chúng tôi khuyến cáo khách hàng lưu trữ file hóa đơn điện tử hợp lệ để tra cứu khi thanh, kiểm tra thuế. Khách hàng không nhất thiết phải in, lưu trữ bản in giấy của HĐĐT.
9. Nếu bên bán sử dụng hóa đơn điện tử thì bên mua có thể thanh toán với bên bán bằng hình thức nào?
Trả lời:
Trường hợp bên bán sử dụng hóa đơn điện tử thì bên mua vẫn có thể thanh toán với bên bán bằng các phương thức giống như khi sử dụng hóa đơn giấy: Tiền mặt, Chuyển khoản, Thẻ tín dụng, Bù trừ công nợ hoặc Các hình thức khác.
Về thời gian thanh toán trước hay sau khi nhận hóa đơn thì bên mua với bên bán có thể thỏa thuận với nhau để đưa ra phương án hợp lý nhất.
10. Khách hàng có phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử của Yamaha Motor Việt Nam hay không?
Trả lời:
- Theo Điều 3 Thông tư số 68/2019/TT-BTC, trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên HĐĐT do người bán lập thì người mua ký số, ký điện tử trên HĐĐT.
- Đối với trường hợp của Yamaha Motor Việt Nam và Đại lý/ NCC, hiện tại chúng tôi không có thỏa thuận nào yêu cầu về việc khách hàng/ Đại lý/ NCC phải ký số trên HĐĐT. Vì vậy khách hàng/ Đại lý/ NCC không cần phải ký số trên HĐĐT của Yamaha Motor Việt Nam.
- Đối với khách hàng là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được.
11. Khách hàng kê khai thuế với hóa đơn điện tử của Yamaha Motor Việt Nam như thế nào?
Trả lời:
Khách hàng sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán có thể kê khai thuế như bình thường với hóa đơn giấy.
